Walidacja organizacji dla VMC: Wyjaśnienie wymagań dotyczących dokumentacji

Weryfikacja organizacji jest kluczowym krokiem w procesie VMC, zapewniającym, że tylko legalne firmy mogą wyświetlać swoje logo w klientach poczty e-mail. Urzędy certyfikacji (CA) wykorzystują ten proces do weryfikacji legalnego istnienia firmy, jej tożsamości i uprawnień do korzystania ze znaku towarowego, chroniąc przed oszustwami i nadużyciami.

• Dokumenty rejestracyjne firmy: Dostarczenie oficjalnych dokumentów potwierdzających prawne istnienie organizacji, takich jak świadectwo rejestracji, licencja biznesowa lub rejestracja w organie rządowym.
• Weryfikacja aktywnego statusu: Właściwy organ sprawdzi, czy firma jest aktywna i ma dobrą kondycję. Może to wymagać ostatnich raportów rocznych, zgłoszeń podatkowych lub zaświadczenia o dobrej kondycji od władz lokalnych.
• Potwierdzenie adresu fizycznego: Prześlij dowód fizycznego adresu organizacji, taki jak ostatni rachunek za media, wyciąg bankowy lub korespondencja rządowa. Adres musi być zgodny z danymi rejestracyjnymi firmy.
• Identyfikacja autoryzowanego sygnatariusza: Należy wskazać osobę upoważnioną do złożenia wniosku o VMC w imieniu organizacji. Może to wymagać notarialnego upoważnienia, uchwały zarządu lub innej oficjalnej dokumentacji.
• Dowód własności domeny: Należy wykazać kontrolę nad domeną, dla której wnioskuje się o VMC. Zazwyczaj odbywa się to za pomocą weryfikacji e-mail, rekordu DNS TXT lub przesłania pliku na stronę internetową zgodnie z instrukcjami urzędu certyfikacji.
• Dokumentacja znaku towarowego: Dostarcz certyfikat lub oficjalny zapis zarejestrowanego znaku towarowego, upewniając się, że logo dokładnie pasuje do znaku towarowego.

• Schemat organizacyjny lub struktura: W przypadku złożonych organizacji może być wymagany schemat przedstawiający relacje z podmiotami dominującymi, zależnymi lub stowarzyszonymi, zwłaszcza jeśli znak towarowy jest własnością innego podmiotu.
• Umowy licencyjne: Jeśli organizacja nie jest bezpośrednim właścicielem znaku towarowego, należy przedłożyć formalną umowę licencyjną przyznającą prawa do używania znaku do celów VMC.
• Dowody kontroli jakości: W przypadku licencjonowanych znaków towarowych należy dołączyć dokumentację wskazującą na nadzór właściciela znaku towarowego i przepisy dotyczące kontroli jakości.

• Niezgodne informacje: Upewnij się, że we wszystkich przesłanych dokumentach użyto tej samej nazwy prawnej i adresu, co w rejestrach znaków towarowych i domen.
• Nieaktualne lub niekompletne dokumenty: Dostarczaj tylko aktualne, oficjalne dokumenty - nieaktualne lub brakujące dokumenty mogą opóźnić zatwierdzenie.
• Niejasne upoważnienie: Jasno określ i udokumentuj osobę upoważnioną do działania w imieniu Twojej organizacji w procesie VMC.